Tidligere her på View-bloggen har vi skrevet om digital eiendomsdrift, digital vedlikeholdsstyring og digital boligforvaltning. Vi har sett at mange av FDV-oppgavene som virksomheter gjør analogt og manuelt i dag, kan utføres digitalt og automatisert.
Løsningen som gjør det mulig å jobbe digitalt med forvaltning, drift og vedlikehold i praksis, kaller vi for et FDV-system, eller et virksomhetssystem.
Et komplett virksomhetssystem er totalintegrert programvare som er spesiallaget for den aktuelle FDV-oppgaven, med skreddersydd funksjonalitet for å støtte og forbedre virksomhetens arbeidsprosesser og -rutiner. Løsningen hjelper deg med å gå fra regneark, permer, gule lapper og arbeidslister på papir til automatisering og systematisering av oppgavene.
Vi ser nærmere på det viktigste du bør vite om et virksomhetssystem i dag.
1. Det er laget for å brukes på nettbrett og mobil
Virksomhetssystemer er laget for å fungere like bra på mobil, nettbrett, PC eller Mac. Mobile verktøy gjør deg som driftsleder, boligforvalter eller vedlikeholdsleder og dine operative medarbeidere mye mer effektive i arbeidshverdagen. Ved å ha med deg systemet ut i felten, som apper på mobilen, har du alt på ett sted, akkurat der du er.
- Du kan enkelt utføre oppgaven ute i felt.
- Kommunikasjon, oversikt og oppdatering av status på løpende oppgaver skjer i sanntid via web og nettbrett/mobil når du er ute på oppdrag.
- Alt blir mer tilgjengelig og mindre personavhengig
- Du sparer tid, og informasjonsflyten effektiviseres
- Du får større kontroll
- Det blir langt mindre dobbeltarbeid
Les mer: Mobile verktøy som effektiviserer arbeidsdagen
2. Det forenkler og effektiviserer samhandlingen med leverandører, leietakere og ansatte
Et virksomhetssystem er en kommunikasjonskanal som gjør det mye enklere å holde løpende dialog med både dine leverandører, leietakere og ansatte.
Leverandører:
- Alle kontroller, avvik og dokumentasjon blir samlet på ett sted, og all kommunikasjon foregår i samme sak, uavhengig av hvor saken kom fra eller oppstod
- Du kan enkelt opprette oppgaver for eksterne firmaer som de kan gå inn og kvittere ut når de er utført
- Det blir enkelt å ivareta og finne informasjon, og den blir lett tilgjengelig for alle
- Alle involverte har full oversikt over alt av informasjon, oppgaver og leveranser
Leietakere:
- Leietaker kan enkelt holde løpende dialog med deg og betjene seg selv på det meste (og du kan fokusere på forretningen og øke effektivitet og inntjening)
- Kommunikasjonen og samhandlingen går som smurt, fra innflytting og administrasjon av leieforholdet underveis til utflytting
Ansatte:
- Du har til enhver tid kontroll på hvilke oppgaver som skal utføres, hvem som gjør hva, og status på oppgavene
- Du får fulgt opp alle, gitt nødvendige beskjeder, og om nødvendig satt inn ressurser der det er behov
3. Det er skybasert
Fremtidsrettede virksomhetssystemer leveres som en skybasert SaaS-løsning. Hovedgrunnen til det er at når vi i fremtiden skal integrere oss mot smarte systemer, så vil de ligge i skyen. forutsetning
Du får mange fordeler ved å ta i bruk et skybasert virksomhetssystem:
Du kan jobbe fra hvor som helst. Med et skybasert vedlikeholdssystem trenger du kun internettforbindelse for å jobbe, og det vil si at du kan bruke systemet fra hvor som helst i verden, så lenge du har PC, mobil eller nettbrett for hånden.
Du får kontinuerlig oppgradering, feilretting og vedlikehold. Et skybasert virksomhetssystem gjør at du ikke må ha maskinvarepark og lokale servere installert. Skyleverandøren tar seg av alle oppgraderinger, sikkerhet og alt av vedlikehold, uten nevneverdig nedetid. Dessuten får du kontinuerlig levert feilrettinger og ny funksjonalitet, noe som holder løsningen oppdatert og i drift til enhver tid.
Du slipper store oppstartsinvesteringer. Med et skybasert vedlikeholdssystem trenger du ikke å investere i maskinpark og utrulling av programvare internt. Du betaler bare en månedlig abonnementsavgift, i et pay-as-you-go-system.
Du får høyere IT-sikkerhet. Med et skybasert virkosmhetssystem ligger dataene dine trygt lagret i skyen, nærmere bestemt i noen av de sikreste datasentrene på kloden.
4. Det muliggjør bruk av bilder ved kontroller i felt
Et av de største fortrinnene ved bruk av virksomhetssystemer er at du kan benytte mobiltelefon eller nettbrett til å ta bilder mens du går proaktive kontroller.
- Bildet legger seg rett inn på avviket med én gang
- Du dokumenterer at det er en feil, synliggjør hva feilen er, hva du trenger for å kunne utbedre den, hvor lang tid det vil ta, og hvor mye det vil koste
- Du kan bruke droner til se feil og mangler – i tidlig fase – på steder du selv ikke kommer til
- Du kan bruke termografikamera og laste en ferdig rapport generert av kameraet direkte opp på avviket
- Du kan dokumentere at alt var i orden idet du gikk kontrollen (brannsentralen, ventilasjonsanlegg, måleverdier, etc.)
Les mer: 4 tips til bruk av bilder ved drift av eiendom
5. Det forenkler og tilgjengeliggjør dokumentasjon
I et organisert virksomhetssystem kan du oppbevare dokumentasjon (f.eks. dokumenter, brukermanualer eller servicerapporter fra eksterne aktører) og ha dette tilgjengelig til enhver tid, både for din egen del og for når du får tilsyn.
- Du kan bygge opp en egen digital brannbok for ditt bygg
- Det blir enkelt å vedlikeholde informasjon tilknyttet brannforebyggende arbeid
- Du ivaretar dokumentasjonskrav i henhold til brannforskriftene
- All gjeldende branndokumentasjon blir samlet på ett sted i systemet og tilgjengelig for dem som skal ha tilgang til den
- Et godt virksomhetssystem digitaliserer, forenkler og sikrer FDV-dokumentasjon
Les mer: Dette må du vite om dokumentasjon ved drift av bygg
6. Det hjelper deg med å følge opp lovpålagte kontroller
I din og dine ansattes operative hverdag er det ikke bare mange ulike oppgaver dere må ha kontroll på, det er også mye som er lovpålagt.
- I et virksomhetssystem kan du legge inn alle periodiske kontroller og planlagte oppgaver, med fremdriftsplaner og budsjetter
- All relevant korrespondanse og alle rapporter, bestillinger, avtaler og utførte oppgaver arkiveres og systematiseres
Dermed har du ditt på det tørre når tilsynsmyndigheter kommer på kontroll ...!
7. Registrering og dokumentering i felt blir enklere med QR-koder
Smarttelefoner har QR-leser innebygd i kameraet. Når du retter kameraet mot QR-koden, leses koden av, og innholdet i koden flyttes inn på telefonen, slik at du enkelt kan se det. Det kan være en nettside, en video, et telefonnummer, en inngangsbillett til et arrangement, etc.
Med et skybasert vedlikeholdsstyringssystem kan du bruke mobilen som registreringsverktøy, og du kan bruke QR-kode til å aksessere kjapt og enkelt på et objekt, en maskin eller en reservedel.
Du scanner QR-koden, og vips, så er du inne.
Les mer: Mobilen som vedlikeholdsverktøy
8. Det gir store besparelser
Med virksomhetssystemer kan du fort spare 15–20 prosent, ved at du bruker tiden mye bedre på alle ressurser du har tilgjengelig. Du bruker mindre tid på kontroller og registrering, du unngår at arbeidsoppgaver blir avglemt og må purres, og du får gjort mer ute i felt (med bedre kvalitet) i stedet for å måtte bruke tid på kontoret.
- Alle parter i prosjektet har siste oppdaterte informasjon tilgjengelig til enhver tid, og dermed blir det kortere vei til utførelse
- Det blir slutt på post-it-lapper, tilfeldige telefoner og andre uoversiktlige metoder
- Du oppnår effektiv og god håndtering av planlagt og ad hoc drift.
- Du får systematisert alle tilfeldige hendelser og sikret at alle planlagte driftsrelaterte oppgaver blir utført til riktig tid
Les mer: Derfor gir digitalisering av eiendom besparelser
