Dokumentasjon er en sentral del av eiendomsdrift. Noe dokumentasjon er lovpålagt, som du skal ha tilgjengelig på bygget ditt, mens annen dokumentasjon er mer av typen “kjekt å ha”.
Den lovpålagte dokumentasjonen dreier seg først og fremst om brann og elektro, i likhet med internkontroll er det krav til hva som skal være tilgjengelig av dokumentasjon på dette.
For å kunne utføre effektiv dokumentasjon ved drift av bygg bør du ha et organisert system hvor du kan oppbevare dokumentasjon (f.eks. dokumenter, brukermanualer eller servicerapporter fra eksterne aktører) og ha dette tilgjengelig til enhver tid, både for din egen del og for når du får tilsyn.
Digital brannbok
Mange virksomheter har brannboken stående i en perm eller liggende vedlagt som PDF i en bortgjemt e-post, noe som er både ineffektivt og uoversiktlig.
Ved å bygge opp en egen digital brannbok for ditt bygg – i et FDV-system – gjør du det enkelt å vedlikeholde informasjon tilknyttet brannforebyggende arbeid, og du ivaretar dokumentasjonskrav i henhold til brannforskriftene. All gjeldende branndokumentasjon blir samlet på ett sted i systemet og tilgjengelig for dem som skal ha tilgang til den.
I en digital brannbok benytter du eksisterende eiendomsinformasjon, sjekklister og branntegninger og kompletterer med prosedyrer, rutiner og annen dokumentasjon.
Forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn peker på viktigheten av brannbok:
- Eier av særskilt brannobjekt skal sørge for at brannsikkerheten er tilfredsstillende dokumentert.
- Dokumentasjonen skal omfatte tekniske og organisatoriske tiltak, herunder vedlikeholdsrutiner og interne kontrollrutiner.
- Dersom eier ikke selv er bruker av brannobjektet, skal bruker sørge for dokumentasjonen av organisatoriske tiltak.
- Dokumentasjonen skal på oppfordring legges frem for tilsynsmyndighetene, som kan kreve ytterligere dokumentasjon.
Brannboken består av en aktiv og en passiv del, i og med at dokumentene som ligger i den, utgjør statisk informasjon. Imidlertid henviser brannboken også til de lovpålagte kontrollene (den aktive delen). Du skal dokumentere hvordan kontrollene skal utføres, når de blir utført, at de har blitt utført, og eventuelle avvik du finner.
FDV-dokumentasjon
FDV-dokumentasjon er all relevant dokumentasjon for samtlige forvaltnings-, drifts- og vedlikeholdsoppgaver i hele byggverkets driftsfase, herunder dokumentasjon for at lovpålagte kontroller er gjennomført, hvordan den er gjennomført, resultatet av kontrollen, oppfølging av kontrollen, osv.
FDV-dokumentasjon omfatter også annen dokumentasjon som er relevant for forvaltning, drift og vedlikehold av bygningsmassen. Eksempler:
- Dokumentasjon/beskrivelse av installasjoner (el. anlegg, ventilasjonsanlegg, brannanlegg, osv.)
- Instrukser (hvordan skal objekter vedlikeholdes)
- Produktblad/dokumentasjon/brukerveiledninger
- Serviceavtaler med eksterne leverandører
FDV-dokumentasjon skal være en «brukermanual» for bygget som skal inneholde tegninger, beskrivelser og informasjon som er viktig og nyttig i arbeid med drift og vedlikehold. Enkelt forklart er FDV-dokumentasjon en bruksanvisning som beskriver hvordan eier skal bruke bygget riktig og holde det vedlike.
F.eks. kan vaktmesterne finne frem til alt fra brukerveiledninger og produktblader til instrukser om hvordan ting skal gjøres. Hvilken fargekode brukte vi når vi malte den veggen? Hva slags type lys valgte vi i dette bygget, hvilken gassentral har vi, hvordan bytter vi filter i ventilasjonsanlegg, osv.
Et godt FDV-system digitaliserer, forenkler og sikrer FDV-dokumentasjon.
Dokumentasjon av jobben du gjør
Dokumentasjon i FDV-sammenheng kan også være et verktøy for å dokumentere jobben du gjør, at du går kontroller. Hvor mange avvik har vi hatt totalt sett? Jo, det har vi dokumentert i form av at vi har registrert avvikene, og skrevet inn på avviket hva vi har gjort, hvem som har gjort det, osv. På denne måten får du en totaloversikt over alt arbeidet dere gjør med hensyn til drift og vedlikehold.
Videre gir dokumentasjon nytteverdi med hensyn til f.eks. reklamasjoner, ved at man dokumentere hvor mange feil man har hatt på et anlegg, hvilken type feil det er, og at man har gått kontrollen og byttet filter “etter boka”.
Les også: Krav til internkontroll for drift av eiendom
Konklusjon
Foruten at en god del dokumentasjon er pålagt, vil systematisk dokumentasjon bidra til at du oppnår effektiv og god håndtering av planlagt og ad hoc drift. I tillegg får du systematisert alle tilfeldige hendelser og sikret at alle planlagte driftsrelaterte oppgaver blir utført til riktig tid.
Ved bruk av et godt FDV-system får du muligheten til enkelt og digitalt å dokumentere på hver bygning og hvert objekt hva som har blitt gjort av endringer, ombygginger, nykjøp, bytte av utstyr, jobber fra eksterne leverandører, etc.
Dokumentasjonen er til enhver tid oppdatert og tilgjengelig for alle involverte parter, og du har det med deg i lomma hvor enn du er – på kontor eller i felt.
Å ha all dokumentasjon samlet i en digital kjerne gjør deg og dine medarbeidere mye mer effektive. Dere slipper å måtte saumfare en drøss med filer på et fellesområde inne på en server, eller bla dere gjennom en eller annen overfylt ringperm. Ofte vil du simpelthen ikke finne dokumentasjonen du leter etter – fordi den ligger i hodet på vaktmesteren som ble pensjonist i fjor ...
Folk slutter eller bytter jobb, og altfor mye kompetanse blir dessverre liggende i hodet på den som forsvinner ut av organisasjonen.
