Teknologiutvikling, digitalisering og automatisering påvirker og forandrer alle samfunnsområder, bransjer og tjenester – også boligforvaltning.
Vi bruker i stadig større grad digitale løsninger og mobile plattformer, noe som bidrar til å lette og kvalitetsforbedre den daglige administrasjonen av eiendom. Prosesser som i dag er manuelle og tungvinte, blir automatiserte og enkle.
Sagt litt mer konkret: Digitalisering av boligforvaltning gir deg bedre oversikt og kontroll og hjelper deg med å få gjort ting mer effektivt, ved at du tar arbeidsprosessene over fra Post-it-lapper, permer og regneark og inn i et helhetlig digitalt system, som samler alt på ett sted.
Nærmere bestemt hjelper digital boligforvaltning deg med å systematisere og tilgjengeliggjøre driftsrutiner, funksjoner, kunnskap, prosesser og rutiner, til nytte for både medarbeiderne og leietakerne dine. Dessuten blir du i stand til å nå leietakerne der de i dag befinner seg – på digitale flater.
Med digital boligforvaltning holder du og dine medarbeidere oversikt over løpende kontrakter, leietakere og ledig kapasitet, og dere får til enhver tid riktig informasjon. Ikke minst får dere helt nye muligheter til å kommunisere – rask og enkel deling av informasjon, på riktig tidspunkt, mellom de ulike brukerrollene i virksomheten. Det fine er at det som blir kommunisert, blir lagret på riktig sted, loggført med tidspunkt, slik at det er tilgjengelig for ettertiden.
Men hva må til for at du skal få tilgang på den informasjonen som kreves for å kunne gjøre riktige prioriteringer, ta riktige beslutninger og utføre arbeidsoppgaver til avtalt tid?
Bruk et digitalt forvaltningssystem
Digitalisering av boligforvaltning i sin enkleste form gir ikke nødvendigvis effekten du trenger. Digitaliseringen får først verdi når den blir satt i system og presentert på en måte som hjelper de ulike brukergruppene med å holde oversikt, og som løser alle de problemstillingene man har i bransjen.
En forutsetning for å jobbe digitalt med boligforvaltning i praksis er å bruke et totalintegrert IT-system som er spesiallaget for oppgaven, med skreddersydd funksjonalitet for å støtte og forbedre virksomhetens forvaltningsrutiner. Et godt system gir deg de verktøyene du trenger for å ivareta alle sider ved driften. Det betyr at systemet må ta utgangspunktet i det som er vesentlig for alle leieforhold, nemlig leiesyklusen. Fra innflytting til utflytting er det mange hendelser, spørsmål, krav, og rutiner som skal ivaretas, både helt rutinebaserte prosedyrer som f.eks, fakturering av husleie, men også spesielle hendelser som f.eks, varsling om at vannet må stenges en periode og at vaskemaskinene ikke må benyttes i dette tidsrommet.
Velg riktig løsning
Det finnes mange slike systemer i markedet, men skal du ha en god digitalisering av boligforvaltningen, så må du samarbeide med en leverandør som virkelig kan bransjen og mekanismene, som har dybdeinnsikt i dine arbeidsprosesser, og som forstår dine forretningsbehov.
Et godt system bør være bygd opp slik at det passer den gjennomsnittlige utleierens behov, men det må selvfølgelig også kunne justeres slik at det passer den enkelte utleiers spesielle behov og driftsrutiner.
I tillegg til å ha lav brukerterskel og intuitive løsninger må et helhetlig digitalt boligforvaltningssystem være bygd slik at det tilfører verdi uansett hvilken rolle man har i virksomheten. Det må dekke behovene til alle brukergruppene og koble dem sammen.
Konklusjon
Digitalisering av boligforvaltning legger til rette for oversiktlig og systematisk driftsarbeid, kundeoppfølging, kontraktsadministrasjon og økonomioppfølging.
Boligeieren sikrer sine verdier og oppnår maksimal inntjening på boligporteføljen, utleieren opplever å ha full kontroll, og leietakeren opplever optimalt servicenivå.
Digitalisering av boligforvaltning handler imidlertid om mer enn bare å gå fra analog til digital, eller om å gjøre arbeidsprosesser mer effektive. I et større perspektiv dreier digitalisering seg om å bruke IT og digitale løsninger til å videreutvikle virksomheten, arbeide smidigere, legge til rette for fremtidig vekst og samtidig sørge for god datasikkerhet.
