For mange boligforvaltningsselskaper er pakking og utsendelse av kontrakter for signering av nye leietakere svært tidkrevende, manuelt arbeid. I mange tilfeller kan det gå lang tid før leietakeren signerer kontrakten, noe som gjør at ledig areal kan bli stående ubrukt lenger enn nødvendig.
For å effektivisere prosessen med signering av leiekontrakter trengs det en digital løsning, og her kommer digital signering inn i bildet.
Digital signering gjør at du slipper alt styr med tungvinte, manuelle kontrakter på papir.
Hvordan fungerer digital signering?
Du logger inn i løsningen, henter opp dokumentet og sender til leietaker, som blir varslet via e-post og SMS. Han eller hun klikker på lenken for dokumentet og leser det. Så får de valget «Innholdet er forstått, og jeg er klar til å signere», og de signerer med sin BankID.
Ferdig signert dokument blir tidsstemplet og forseglet i PAdES-format (PDF Advanced Electronic Signature).
Effektiv programvare for eiendomsforvaltning støtter også automatisk utsending av digital leieavtale, samt automatisk varsling, På denne måten trenger saksbehandler/utleier kun å registrere leieforholdet – resten flyter “automagisk”.
Les også: Tre eksempler på at digital boligforvaltning gjør hverdagen enklere
Fordelene ved å signere digitalt
Signering uten penn og papir bidrar til at prosessen med tildeling av leiekontrakter går mye enklere, raskere og tryggere.
Kortere behandlingstid
Der du tidligere måtte printe en kontrakt for så å pakke, frankere og postlegge den, kan du nå gjøre kontrakten tilgjengelig for kunden digitalt og få den signert på et blunk.
Mottakeren av dokumentet blir varslet umiddelbart på e-post og SMS og kan signere på mobilen hvis hun eller han ønsker det.
Det går raskt
For det første er det ikke behov for print, scan, post eller bud. For det andre vil ledig areal tas i bruk raskere, fordi du slipper å vente på at leietakeren signerer kontrakten.
Du sparer miljøet
Med digital signering unngår du bruk av papir og toner, og eventuell transport.
Det gir høyere belegg – og høyere inntjening
Kortere svarfrist og raskere aksept fra leietaker gir færre dager med tomme boliger, og dermed høyere utleiegrad.
Det er sikrere enn kontrakter på papir
Med BankID får du en sikker og juridisk forpliktende signatur som blir entydig knyttet til identiteten til den som signerer. Det er aldri noen tvil om hvem som har signert.
Du har kontroll på dokumentarkivet
Det signerte dokumentet forsegles og lagres på en trygg måte i skyen, noe som gjør at du lett kan finne det tilbake.
Oppsummert
Med digital signering forenkler du prosessen med tildeling av leiekontrakter, og du oppnår kortere akseptfrist, sikker sending og lagring av kontraktene og økt fleksibilitet, ved at kunden kan signere fra nær sagt hvor som helst.
Siden digitalsignering gir kortere svarfrist og raskere aksept fra leietaker, blir det færre dager med tomme boliger, og dermed oppnår du høyere utleiegrad – og høyere inntjening.
