I mange virksomheter der det er høy frekvens på inn- og utflytting, har behovet for effektiv tilgangsstyring ført frem til ulike varianter av nøkkelsystemer. Hoteller har typisk vært målgruppen.
Nå er digitale nøkler også på full fart inn i boligforvaltning, hvor en enklere og mer effektiv måte å håndtere nøkler på åpner for en helt ny fleksibilitet i hverdagen, for både utleievirksomheten og leietakere.
Fra plast til bluetooth
Den første varianten på veien mot et digitalt system var plastnøkkelkortet, som vi alle kjenner til. Dette var et stødig system, men det var egentlig bare en “plastifisering” av metallnøkkelen. Kortet måtte leveres tilbake til resepsjonen etter bruk, og manglende tilbakelevering var ensbetydende med nøkkel på avveie.
Dette har blitt utviklet videre til et magnetstripekort, som kan aktiveres i hotellresepsjonen, slik at gyldigheten på kortet ble lik antall dager som var bestilt (og forhåndsdeponert for). Disse kortene kan inaktiveres når leieperioden er utgått. En ulempe med disse kortene er at de kan være sårbare for avmagnetisering.
Kloke hoder så at bluetooth-teknologien kunne benyttes for å forenkle prosessen ytterligere, og samtidig øke driftssikkerheten betraktelig. Derfor har flere leverandører kommet frem til teknologi der mobile enheter erstatter tidligere nøkkelløsninger.
Digitale nøkler forenkler boligforvaltning
Bruk av digitale nøkler er på full fart inn i eiendomssektoren. Et eksempel på dette er borettslag og sameier, hvor digitale nøkler letter hverdagen til både beboere, styrer og boligforvaltere når det gjelder nøkkelhåndtering og låseadministrasjon.
Digitalisering av nøkler er blitt vanlig også innenfor utleiebransjen. Som en del av et totalintegrert forvaltningssystem kan utleievirksomheten tilby digitale nøkler til leietakere, slik at disse kan ta hånd om innflyttingen selv.
Enkelt å bruke
Den digitale nøkkelløsningen sendes til leietakerens app / aktiveres ved innflytting. Dette er den samme appen som leietakeren benytter for både kommunikasjon med utleier, signering av kontrakt, sjekklister, osv.
Løsningen gjør det mulig for leietakeren å bruke mobiltelefon for å åpne inngangsdøren til sin bolig. Han eller hun kan gå rett til leiligheten og flytte inn med et enkelt sveip, uten å måtte hente fysisk nøkkel.
Hvis det er flere personer i samme bolig, kan alle gis tilgang samtidig.
Les også: Få en trygg og effektiv kontraktshåndtering med digital signering
Forutsetninger for en god løsning
De ulike nøkkelprodusentene har gjerne egne programmer for tilgangsstyring. Skal bruk av digitale nøkler faktisk gjøre hverdagen enklere og mer effektiv for både utleievirksomheten og leietakeren, må imidlertid den aktuelle nøkkelløsningen integreres i et helhetlig FDV-system, slik at leietakere får tilgang på boligen så snart et sett av vilkår er oppfylt.
Eksempler på vilkår kan være signert leiekontrakt, innbetalt depositum, dato tilgangsåpning = dato kontrakt, dato tilgang avsluttes = utflyttingsdato.
En god og solid løsning med digitale nøkler er bygget på beste praksis og reelle problemstillinger ute i felten hos de som hver dag leier ut boliger. Samtidig skal den digitale nøkkelløsningen oppleves sømløst i bruk, og derfor må leverandøren av FDV-systemet utvikle produktet gjennom tett samarbeid med låsprodusenten(e).
Flere fordeler ved digitale nøkler
Digitale nøkler effektiviserer distribusjon av varer og tjenester som leietakere bestiller hjem. Dersom andre enn leietakeren må ha tilgang, for eksempel en ekstern håndverker, slipper man å dele ut fysiske nøkkelkopier – man kan enkelt gi digital tilgang for et avtalt tidsrom. Slik kan man spare penger på tid brukt av utleievirksomheten ved at de i dag må reise ut til boligen for å låse inn håndverker, eller at utleievirksomheten må betale håndverker for medgått tid for henting og avlevering av nøkler på kontoret.
Med digitale nøkler trenger ikke leietakere å bruke tid og penger på nøkler som er mistet, og utleievirksomheten får bedre oversikt og slipper arbeid med bestilling av nye nøkler og bytte av lås.
Digitale nøkler letter hverdagen til både leietakere og boligforvalteren gjennom enklere nøkkelhåndtering og låseadministrasjon.
