Som eiendomsselskap og utleieaktør skal dere sikre at dere tilbyr hensiktsmessige bygg og samtidig bevare eller øke realverdien. I tillegg skal dere sørge for en profesjonell og effektiv forvaltning, drift og vedlikehold av eiendomsmassen.
Alt dette forutsetter at dere har nok inntekter til å betale kostnadene deres og kunne sette av midler til fremtidig vedlikehold, og derfor er det nødvendig å ha et budsjett. Budsjettet er et av de viktigste planleggings- og styringsverktøyene du har for din virksomhet, og et godt budsjett gir oversikt og hjelp til å ta beslutninger på riktig grunnlag.
Men hvordan når du budsjettet?
I teorien er det enkelt; du bestemmer deg for et budsjett, følger det på både inntektssiden og utgiftssiden, og så sitter du igjen med et pent overskudd. I praksis er det imidlertid hakket mer utfordrende for mange virksomheter, især for de som baserer budsjetteringen på manuelle prosesser og lite effektive løsninger.
Vi ser nærmere på hvordan et godt digitalt forvaltningssystem ivaretar og kvalitetssikrer budsjetteringen fra A til Å.
Regneark og overføring av data = tidkrevende dobbeltarbeid
For å nå budsjettet dere utarbeider, må dere ha kontroll på at dere i løpet av året ikke bruker for mye penger, og at dere ikke leier ut mindre enn det dere har planlagt med. Nøkkelordet her er kontroll.
For mange boligforvaltere og utleieaktører som jobber med dårlig integrerte økonomisystemer, er budsjettprosessen kompleks, uoversiktlig og preget av dobbeltarbeid.
Én ting er at uforutsette ting kan oppstå som gjør at inntektene går ned eller kostnadene opp. En annen ting er at risikoen for feil er mye større ved bruk av “manuelle” prosesser og systemer.
Man kan ha gjort en feil i en formel, utelatt en linje fra summeringen. Det kan også skje feil i forbindelse med overføring av data fra økonomisystemet, eller at det gjøres endringer i økonomisystemet etter at man har overført data.
Systemene snakker ikke sammen. og de samme dataene flyttes frem og tilbake uten at det gir noen verdi eller samlet oversikt.
Budsjettprosessen er derfor mye mer tidkrevende, man må hele tiden kontrollere data i f.eks. Excel opp mot tall i økonomisystemet.
Skal du ha oversikt og kontroll og få effektivisert prosessene rundt budsjett, må du ha løsninger som på en langt bedre måte ivaretar både budsjettering, fakturering og avregning av felleskostnader. Med andre ord må du gå fra adskilte og tungvinte løsninger og over i et helhetlig digitalt system som gir deg skreddersydd budsjetteringsfunksjonalitet.
Les også: Økonomieksperten Inger Lise Farstad forteller om verdien av digital boligforvaltning
Enkel budsjettering med et totalintegrert forvaltningssystem
En forutsetning for å klare å nå budsjettet er at dere følger nøye med på inntekter i forhold til budsjett, og på belegg og oppsigelser. Dessuten må dere være kjapt ute med å annonsere og kontakte søkere.
Med et godt alt-i-ett-system for digital boligforvaltning har du til enhver tid oppdatert informasjon om og oversikt over inntekter, kostnader, oppsigelser, når kontrakter starter og slutter, og over interessenter/søkerliste. Du får dessuten kjapt ut rapporter på økonomi og belegg.
Et slikt system har en budsjettmodul som gjør det enkelt å generere et nytt budsjett for det kommende driftsåret, basert på tidligere regnskapstall, tidligere budsjett, eller helt fra bunnen av.
Det er enkelt å oppdatere kontraktenes andel av felleskostnadene basert på budsjett og fakturere i henhold til dette gjennom året. Oppstår større avvik i forhold til budsjetterte kostnader, kan du enkelt revidere budsjettet og endre kontraktenes pris når som helst.
Kort oppsummert: En god totalintegrert løsning for digital boligforvaltning gir deg brukervennlig funksjonalitet for å ivareta budsjetteringen og sikre at du når budsjettet – enkelt, fleksibelt og oversiktlig.
