Effektiv boligforvaltning krever god samhandling mellom alle parter – de som jobber med administrative oppgaver, de som jobber med drifts- og vedlikeholdsoppgaver, og leietakerne.
Realiteten i mange organisasjoner er derimot at dårlig og tungvint kommunikasjon og samhandling mellom administrasjon og drift går utover oversikt og kontroll, som igjen virker negativt inn på kundeservice. ressursbruk og inntjening.
For å kunne planlegge og prioritere riktig, må utleievirksomheten til enhver tid ha oversikt over status på en rekke forvaltningsmessige forhold:
- Har vi mange boliger som står ledige?
- Hvor mange leiekontrakter utløper i løpet av neste tre måneder?
- Er de noen leietakere som trenger en påminnelse angående betaling av husleie?
- Hvor mange leietakere skal flytte denne uken? Hvem skal gjøre utflyttingskontroll på disse, og hvor lang “nedetid” kan vi forvente her?
- Når kan neste leietaker flytte inn?
… og så videre!
Ute i “felten” har driftspersonellet på sin side spørsmål nok til å fylle opp en hel blokk med gule lapper:
- Har rørleggeren byttet kranen som var lekk?
- Har elektrikeren gjort el-sjekk på de boligene som var satt opp i planen?
- Er det meldt avvik fra leietakere denne uken?
- Hvordan ser arbeidsplanen til snekkeren ut denne uken, er det rom for å bytte vinduet i blokk B?
- Hva med vinterklargjøring på alle bygg – har vi gjort sjekklistene der vi systematisk sjekker at strøkasser er fylt opp, at takrenner og dreneringer er ok, og at vannslanger er koblet fra utekranen for å forhindre frostsprengning?
… og listen fortsetter!
Alt dette er informasjon som må deles på tvers av organisasjonen for at det skal bli en effektiv og produktiv hverdag både for forvaltningsdelen og driftsdelen.
Men dessverre hindres dette av manuelle prosesser og dårlig integrerte systemer. Viktige beskjeder kommer ikke frem dit de skal, arbeidsoppgaver blir avglemt og må purres, og det brukes for mye ressurser på unødvendig dobbeltarbeid.
Les også: Slik gir digitalisering av boligforvaltning bedre oversikt
Alle er skjønt enige: Samhandlingen mellom forvaltningsfunksjonene og drift har forbedringspotensial! Vi må kommunisere og samarbeide mye mer effektivt i hverdagen – men hvordan får vi det til?
Bruk programvare som er spesialbygd for å optimalisere samhandling
Med en god digital forvaltningsplattform blir alt lagt til rette for at dialogen og samhandlingen går som smurt på tvers av virksomheten.
En slik løsning er tilgjengelig både som nettside og app, og er et effektivt verktøy for kommunikasjon og samarbeid mellom de ulike brukergruppene, og ikke minst for dialogen med leietakere.
Systemer som snakker med hverandre, gir sømløs samhandling
La oss ta kommunikasjon med leietakere som et eksempel på hvordan en god og totalintegrert programvare for boligforvaltning sørger for effektivt samspill i hverdagen.
I plattformen for digital boligforvaltning er det to apper som snakker med kjernesystemet. Den ene er en app som er laget for leietaker, den andre er en app for driftspersonell. Disse to samhandler på en super måte. Hvis en leietaker sender inn en feilmelding via appen, vil driftspersonellet få den inn i appen sin med én gang. Og man kan ta stilling til om det er en hastesak eller ikke.
Hvis du heller vil ha et felles mottak for alle henvendelser fra leietakere, før de distribueres til riktig person, kan du selvfølgelig velge det. Dersom driften er rigget slik at hver vaktmester har ansvar for visse bygg, får vedkommende opp feilmeldinger som er knyttet til disse byggene.
Systemet må ikke legge føringer for hvordan man organiserer driften, snarere burde det medvirke til at man får oversiktlige arbeidslister som er tilpasset den driftsformen og arbeidsfordelingen vi ønsker.
Videre kan vaktmesteren besvare henvendelsen via sin app, og meldingen kommer opp i kundens app. Dette er nydelig samhandling. I tillegg blir dialogen lagret i systemet, og du trenger ikke tenke på å lagre infoen noe annet sted.
Driftspersonellet kan selvfølgelig pushe saken videre til sine medarbeidere. Eventuelt kan driftspersonellet sende hele saken videre til eksternt personell.
Nå begynner vi å snakke samhandling i praksis, med integrerte systemer som effektivt kobler sammen alle partene i boligforvaltning. All kommunikasjon kan skje via mobile enheter istedenfor via telefon, huskelapper, manuelt førte arbeidslister, osv.
Effektivt og oversiktlig for alle
God samhandling mellom applikasjoner for digital boligforvaltning sikrer god samhandling mellom ledelse, forvaltere og driftspersonell.
Det er en effektiv måte å jobbe på for alle rollene i organisasjonen, og det gir oversikt og mulighet til å planlegge arbeidsdagen på en mye bedre måte enn når man sitter med Post-it-lapper, regneark og forvaltningssystemer som mangler spesialtilpasset funksjonalitet.
Og leietakerne - som vi lever av - opplever at de får god service og blir godt orientert, fra starten til slutten av leieforholdet.
