“Det har jeg ikke fått beskjed om!”
Hvor mange ganger har man ikke hørt dette utsagnet, når en viktig beskjed kommer på avveie og man i ettertid blir uenige om hvem som sa hva?
At beskjeder blir borte i en travel arbeidshverdag, med mange parter som skal kommunisere med hverandre både på kontoret og i felt, det er ikke rart. Det er lettvint for folk å bare “rope ut” eller ta opp telefonen. Problemet er at det da ikke blir registrert og behandlet på en god måte, først og fremst fordi det blir veldig personavhengig.
Et FDV-system samler alle trådene
Ved å ha et digitalt system har du f.eks. mulighet til å samle all informasjon om et avvik på ett sted:
- Avviket blir registrert
- Avviket behandles (tildeles til intern/ekstern ressurs, endre status, legge til kommentarer, dialog frem og tilbake, sette frist, osv.)
- Avviket lukkes
- Alle endringer på avviket logges / vises i en logg
Du kan se all historikk på dette ene avviket eller for alle avvik på et valgt objekt.
Med manuelle metoder som lister, permer, Post It-lapper, e-poster og telefoner som basis for FDV-arbeidet ender det altfor ofte opp med at viktig informasjon og dokumentasjon blir liggende i mailboksen til den ene, på skrivebordet til den andre og i hjernen på den tredje.
Når du bruker et FDV-system, routes alle forespørsler, spørsmål, ønsker osv. inn i systemet. Alt er på ett sted – oppdatert og tilgjengelig for alle parter.
På den måten slipper du en god del “mas” (på telefon og e-post) om hva som er status i den og den saken, for de kan enkelt gå inn i systemet og se det selv. Alle med tilgang kan se på og følge opp saken, og det er god historikk - logg - over hva som har skjedd, og når det har skjedd.
Kanskje du også vil spare deg for stadige telefoner fra leietakere og andre brukere som lurer på om det og det har blitt gjort, eller når vil det bli gjort?
Ta i bruk et FDV-system, og få en arbeidshverdag med langt færre gule lapper, e-poster og tilfeldige telefoner å holde styr på!
