Slik holder Morten kontroll på en hel bydel med Ørn ServiceBook

Fredrikstad Mekaniske Verksted var i sin tid Skandinavias største skipsverft. Det tidligere industriområdet er forvandlet til en levende og splitter ny bydel, med egen fotballstadion. For å drifte eiendommene bruker Værste AS programvaren ServiceBook – som du nå kan ta i bruk helt gratis.

Det er eiendomsselskapet Værste AS som eier, utvikler og forvalter de 650 målene som nå fylles med boliger, skoler, næring, idrett og kultur.

Driftsleder Morten Hansen har til og med ansvaret for Fredrikstad Stadion, og for å holde styr på det hele bruker han Ørn ServiceBook.

– Før hadde vi lange lister i Excel og det var vanskelig å ha oversikt og følge opp skikkelig. Nå har vi kontroll på alle avvik, god kommunikasjon med leietakerne, og full dokumentasjon på alle lovpålagte egenkontroller klar til alle tenkelige tilsyn, forteller han fornøyd.

Ørn ServiceBook er et effektivt verktøy for planlegging, oppfølging og utføring av alle typer kontroller. Egendefinerte sjekklister sørger for god kvalitet og gode rapporter.

Les mer: Hva er Ørn ServiceBook?

Egenkontroller som fungerer

– Vi har egenkontroller for både vaktmestere og leietagere. Når egenkontroller ikke er utført etter riktig dato, kan vi se det på kalenderen, og det sendes ut påminnelser og purringer. Vi kan dessuten ta ut rapporter og historikk på de forskjellige fagene og fagområde, forteller Hansen fornøyd.

– Når vi registrerer et avvik, tar vi ofte bilder, for det gjør det lettere å finne ut hvor avviket er. I tillegg beskriver vi avviket med tekst og alvorlighetsgrad, forteller driftslederen.

Når oppgavene er utført, får både Morten og leietakeren beskjed, helt automatisk. Så kommunikasjon med leietakerne har også blitt enklere med Ørn ServiceBook.

– Leietakerne kan selv melde inn avvik og sende andre forespørsler direkte i systemet. De får dessuten automatisk beskjed, både når avviket er mottatt og når det er lukket, forteller driftslederen.

De 100 leietakerne er fordelt på totalt 130 000 kvadratmeter med nye og gamle bygninger som krever sitt.

– Med ServiceBook har alt blitt veldig mye enklere. Før måtte vi lete i permer og finne frem filer og tegninger. Nå har vi alt på mobilen: Dokumentasjon på FDV, tegninger, alle jobber og egenkontroller.

Driftslederen forteller at også deres eksterne leverandører jobber direkte i systemet. Både for å utføre servicer og for å motta registrerte avvik. Når jobben er gjort, kan Morten og hans kollegaer se at arbeidet er utført.

– Jeg er kjempeglad for at vi har dette systemet. Uten ServiceBook ville vi slitt med energiforbruk og ekstra slitasje på tekniske anlegg. Det slipper vi når vi har full kontroll, fastslår han.