View leverer forvaltningssystemet Uni Eiendom til SINN, som er studentsamskipnaden for studentene ved Høgskolen i Innlandet.  

SINN har totalt 1720 studentboliger til leie, og disse er fordelt på Lillehammer, Hamar, Blæstad, Elverum, Evenstad og Rena. SINNs virksomhetsområder omfatter bolig, barnehage, kantine, bokhandel og rådgivningstjeneste/helsetilbud.

Utfordringer

I likhet med mange boligutleieaktører hadde SINN manuelle prosesser og systemer som ikke gjorde hverdagen enklere. Geir Monsen, bolig- og eiendomsdirektør i SINN, forklarer nærmere:

– Det tidligere boligutleiesystemet vi hadde, var veldig tungvint. Vi hadde i tillegg et system for drift og vedlikehold, og også dette opplevde vi som tungvint. Dessuten var det ustabilt og manglet en del funksjonalitet som vi hadde behov for. 

Løsningen 

SINN jobber for at studentene skal ha det best mulig i studietiden, og de skal gi alle studenter et godt boligtilbud som bidrar til et helhetlig læringsmiljø. Derfor hadde SINN behov for et FDV-system som legger til rette for helhetlig boligforvaltning, og i 2004 valgte de å investere i plattformen Uni Eiendom. 

Monsen trekker frem brukervennlighet, funksjonalitet og driftsstabilitet som hovedkriterier for at valget falt på Uni Eiendom: 

– Driftsstabilitet er særdeles viktig for oss, fordi det er et forretningskritisk system. Det er essensielt at dette fungerer mest mulig optimalt. 

Monsen fortsetter:

– Veldig mange av prosessene vi har i forbindelse med boligutleie, foregår nå digitalt, i motsetning til tidligere. Vi har opplevd View som veldig framoverlent med hensyn til å digitalisere prosessene. De har valgt en god utvikling på Uni Eiendom, samtidig som det har vært et veldig driftsstabilt system.

Modulen UniAlltid: Enkel kommunikasjon med leietakere

Effektiv boligforvaltning krever god kommunikasjon mellom alle parter – de som jobber med administrative oppgaver, de som jobber med drifts- og vedlikeholdsoppgaver, og leietakerne.

Realiteten i mange organisasjoner i dag er derimot at dårlig og tungvint kommunikasjon og samhandling mellom administrasjon og drift går utover oversikt og kontroll, noe som igjen virker negativt inn på kundeservice. ressursbruk og inntjening.

Hvordan har forvaltningssystemet Uni Eiendom bidratt til å effektivisere kommunikasjon og samhandling mellom de ulike brukerrollene i SINN?

– Veldig mye av den kommunikasjonen vi har med leietakerne våre, går gjennom Uni Eiendom, enten via e-post, SMS eller modulen UniAlltid, som er webløsningen/app-løsningen. 

Monsen utdyper:

– Når studenter skal forlenge leieavtalene sine, eller når det på høsten kommer nye studenter til som vil ha nye leieavtaler, da går veldig mye av den kommunikasjonen ved at de selv oppsøker enten websystemet eller appen vår. De logger seg inn og ser hva slags tilbud vi har på boligsiden, og de gjør noen valg med hensyn til å søke bolig hos oss. Når vi tildeler boliger, går kommunikasjonen ut digitalt fra oss, med tilbud om leieavtale. 

– Leieavtalen finner studentene ved å trykke på linken til avtalen i meldinga de har fått, eller de finner den ved å logge inn på ‘Din side’. Leieavtalen blir signert digitalt med BankID, noe som er veldig lettvint.

Les mer: Få en trygg og effektiv kontraktshåndtering med digital signering

Tidsbesparelser og systematisert drift

Mye av forretningsverdien av å ta i bruk et digitalt forvaltningssystem ligger i at prosessene går raskere. Ifølge Monsen er det ingen tvil om at Uni Eiendom har gitt SINN store tidsbesparelser og betydelig effektivisering:

– Ved at veldig mange av prosessene er digitalisert, så slipper vi mye tasting og notering på kontrakt. Det har vært veldig besparende for oss. Når det gjelder modulen som går på drift og vedlikehold av boliger, Uni Eiendom 24, så er det også veldig effektivt at man kan få løsningen ut på mobilen hos renholdere og vaktmestere. Og at de i sin tur kan kommunisere direkte med beboerne via systemet på mobil.

Hva synes leietakerne om å bruke plattformen Uni Eiendom?

– De er veldig fornøyd med løsningen. Dessuten forventer de å kunne nå oss via appen på mobiltelefon. Alle beboerne våre er høyskolestudenter, og de lever veldig mye av livet sitt gjennom mobilen. Hvis man som utleievirksomhet ikke er til stede med f.eks. en app på den mobiltelefonen, så blir man rett og slett litt usynlig. Da må leietakerne begynne å lete oss opp på andre plattformer.

Les også: Slik maksimerer du belegget i din boligportefølje

Godt samarbeid med View

Et godt forvaltningssystem skal være enkelt å komme i gang med, og enkelt å bruke i den operative hverdagen. For View er det helt essensielt å ha et tett samarbeid med kundene, for å forstå deres behov og krav i hverdagen.

Hvordan opplever SINN samarbeidet med View som leverandør av systemet?

– Vi har et veldig godt samarbeid med View. enten vi melder inn nye behov, feil eller ønsker om forbedringer. Vi opplever at de er både drifts- og utviklingsorientert. For oss er det avgjørende at de har så høyt fokus både på god og stabil drift, og på å utvikle løsningen videre. Vi opplever at vi har en god dialog rundt dette. 

Bolig- og eiendomsdirektøren oppsummerer:

– Vi har hatt Uni Eiendom siden 2004, og har i det store og det hele vært veldig fornøyd, både med systemet og med leverandøren. Så er det alltid slik med systemer at det er ting som kan bli bedre, men det opplever vi at View jobber godt med.