View leverer boligforvaltningssystemet Uni Eiendom til stiftelsen Anker STI (Studentboliger og Hotel), som har som formål å tilby rimelige studentboliger til studenter, elever og lærlinger i Oslo og Akershus. 

Anker Studentbolig har flere ulike boliger i Oslo sentrum, på Grünerløkka og på Torshov/Sandaker.

Utfordringer 

Anker Studentbolig tilbyr et variert og rimelig botilbud og bestreber seg på å bidra til at studietiden blir så god som mulig for deres beboere. Derfor er de svært opptatt av profesjonell forvaltning. Dette betyr at både administrasjon og driftspersonell i hverdagen må ha mulighet til å jobbe så effektivt og sømløst som mulig med alle oppgavene knyttet til utleievirksomheten og oppfølgingen av beboerne. 

Ifølge Sunniva Roux, boligdirektør ved Anker Studentboliger, var dette en utfordring tidligere:

– Før vi begynte å bruke Uni Eiendom for om lag 20 år siden, satt vi med et sånt gammeldags kartotek, hvor det var stiftet fast et passfoto på kundekortet. Det var i tillegg svære arkiver med kontrakter, og i det hele tatt tungvinte rutiner og systemer som ikke snakket sammen.

Fra manuelle prosesser til helhetlig digital forvaltning

For Anker Studentbolig er det viktig å tilby et trygt og godt leieforhold, og derfor var det helt nødvendig å finne et godt digitalt system som kunne ivareta markedsføring av boliger, økonomi og administrasjon, og dessuten drifts- og vedlikeholdsfunksjoner. De ønsket en totalleveranse der de ikke må koble sammen flere systemer. 

Løsningen: forvaltningssystemet Uni Eiendom

Med Uni Eiendom har Anker Studentbolig fått en totalintegrert løsning for digital boligforvaltning. Uni Eiendom er plattformen/produktpakken som ligger i bunn, og i denne ligger det tre hovedverktøy – ett for forvalteren/kontoret, ett for kunden og ett for driftspersonell.

Uni Eiendom er verktøyet for de oppgavene som omhandler økonomi og administrasjon, uniAlltid er verktøyet for selvbetjening av leietakere (kundeapp), og Uni Eiendom 24 er verktøyet for å forenkle og effektivisere oppgavene som omhandler drift og vedlikehold av bygg (driftsapp). Verktøyene er synkroniserte, og informasjon som legges inn på disse, speiles på de andre flatene. Dette tilgjengeliggjør informasjon til de ulike brukerne.

Anker Studentbolig bruker alle tre hovedverktøy i Uni Eiendom aktivt, med godt resultat.

Les også: Uni Eiendom – tilpasset for boligforvaltning

uniAlltid: Egen app for studentene

Modulen uniAlltid har et lettfattelig brukergrensesnitt og kan brukes som app på mobil, eller i en nettleser.

– uniAlltid er en skybasert ‘Min Side’ for studentene, forklarer Roux. – Med appen kan de sende søknad om bolig, signere kontrakt med BankID og ellers administrere hele sitt leieforhold.

Sunniva Roux trekker spesielt frem digital signering, som hun kaller en “gave”:

– Før i tiden, hver gang en leiekontrakt skulle fornyes, måtte vi skrive ut og stifte sammen haugevis av kontrakter. Vi fikk jo praktisk talt senebetennelse i stiftearmen for hver kontraktsfornyelse …!

Uni Eiendom 24: Kontroll på alle drifts- og vedlikeholdsoppgaver

I april 2019 tok Anker Studentbolig i bruk modulen Uni Eiendom 24, som er laget for å jobbe smart med drifts- og vedlikeholdsoppgaver. Roux forklarer hvordan Uni Eiendom 24 har åpnet for et sømløst samspill mellom leietakerne, administrasjonen, driftsavdelingen og leverandører:

– Å ta i bruk modulen Uni Eiendom 24 har vært min lille “kampsak” her i et par år. Med denne løsningen kommer f.eks. feilmeldinger fra studentene direkte inn i systemet, og man har en helt sømløs kommunikasjon mellom alle avdelinger; studenten, boligadministrasjonen og resepsjonen, renholdsavdelingen, vaktmesterne og vekterne. 

Med Uni Eiendom 24 har det blitt en helt annen flyt i samhandlingen mellom alle brukergruppene, og dette var noe Anker Studentbolig slet med i deres tidligere system. 

Roux forteller om en utfordring som veldig mange boligforvaltere opplever:

– Før vi tok i bruk Uni Eiendom 24, kunne leietakerne ha meldt inn en feil til vaktmesteren, og så tok de kontakt med oss noen dager senere og lurte på hvordan det lå an med den saken. Så måtte vi kontakte vaktmester, som igjen måtte logge seg inn og fortelle hva som skjedde i den saken. 

I dag har Anker Studentbolig fått langt bedre oversikt over alle oppgaver som er registrert i systemet, enten det er kunder, administrasjonen eller driftspersonell som har foretatt registreringen.

– Nå kan vi enkelt bare gå inn på kundekortet og se hva studenten har meldt inn, og hva vaktmesteren har svart, eller hvem vaktmesteren har satt saken videre til. Det har vært en kjempesuksess!

Hvordan har implementeringen av Uni Eiendom 24 gått?

– Vi rullet dette ut litt “hardt og brutalt”, med god hjelp fra View til å sette opp løsningen, forteller Roux. 

– Det startet med at vi åpnet vi et nytt bygg med 386 boliger, som jeg ikke hadde veldig lyst til å putte inn i det gamle FDV-systemet vårt, siden jeg visste at vi snart skulle kjøre i gang med Uni Eiendom 24. Vi startet med dette bygget i april i fjor, og da vi kom til 1. august, rullet vi ut for alt annet også, for boligmassen lå jo allerede inne i plattformen Uni Eiendom, så det var bare å åpne slusene!

Hva med driftspersonellet, hvordan har de tatt imot Uni Eiendom 24?

– Det var en del vaktmestere som ikke satte spesielt pris på at jeg “tvang” gjennom den nye løsningen … men i dag kommer de og bokstavelig talt takker meg for at jeg har gjort det – fordi de har fått en så utrolig mye bedre hverdag. 

Roux minnes spesielt én episode veldig godt: 

– Det var en vaktmester som kom innom kontoret her, og som hadde vært skeptisk til å bruke et digital system ute i felten, han syntes det virket veldig komplisert. Men nå syntes han dette var utrolig gøy. Som han sa: “Du har jo lurt oss, Sunniva! Vi tror jo vi har lastet ned en form for spill, der det er om å gjøre å komme ned på null tiltak!”

Les også: Slik innfører du Uni Eiendom i din organisasjon

Eierskap til aktivitetene gir effektiv drift

Ved hjelp av mobilapplikasjonen i Uni Eiendom 24 arbeider Anker Studentbolig «papirløst» og mye mer effektivt med sjekklister, feilmeldinger, arbeidsordrer og andre drifts- og vedlikeholdsoppgaver ute i «felten».

Roux peker på to faktorer som har bidratt til at drifts- og vedlikeholdsarbeidet går mye raskere og smidigere etter at de tok i bruk løsningen:

– Fra FDV-siden har det vært veldig nyttig å kunne få aktivitetene satt på seg, sånn at man nå føler et mer eierskap til oppgavene. Før gikk man og plukket fra en hylle de aktivitetene man skulle ta tak i. 

– Det andre er at man ikke trenger å gå innom vaktmesterkontoret for å hente aktivitetene, hvis de er på et bygg utenfor her hvor vi har kontor. Og så kan vaktmesterne samtidig gå inn i appen og sjekke om det ligger andre aktiviteter på det aktuelle bygget som de kan ta en titt på samtidig. Da kan de enkelt ta et bilde av et avvik og videresende det til for eksempel rørleggeren, som da ser hvilket utstyr han må ta med seg for å få gjort jobben. 

Boligdirektøren oppsummerer:

– Uni Eiendom har gjort hverdagen så utrolig mye enklere for både administrasjon og drift og for leietakerne våre.