Oversikt og kontroll over hele anlegget er alfa og omega!
Forretningsområde: Eiendomsdrift
Hvem er Rune Belgen og hvilken rolle har du på sykehuset?
Svar: Er elektrokonsulent på strømprosjekter og ivaretar prosjekter på Halden-klinikken i sør og Askim i Nord. Det er mange bygg, både leid og eid og det er mer og mer viktig å ha kontroll på alle strømprosjekter på sykehusene.
Kan du kort beskrive hva/hvem Sykehuset Østfold er?
Svar: Sykehuset Østfold er et områdesykehus for Østfold fylke. Vi er en av Østfolds største arbeidsplasser med mer enn 5000 medarbeidere. Vi jobber sammen for å gi våre pasienter et best mulig helsetilbud ved å etterleve verdiene kvalitet - trygghet - respekt Vi skal sikre befolkningen et fullt ut dekkende spesialisttilbud med diagnostikk, behandling og rehabilitering i god samhandling med fastleger, kommunehelsetjenesten og andre helseforetak. På teknisk avdeling er det 48 ansatte, alt fra VVS til automatikere.
Kan du gi en god beskrivelse på hva type system dere var på jakt etter? Hva var viktig for dere at et fremtidig produkt skulle ha av funksjoner?
Svar: På hver lokasjon var det en teknisk avdeling uten noen relasjon til hverandre. Alle holdt på med permer, papir, lister, excel ++ og alt var manuelt og lite oversiktlig. Når tilsynet hadde kontroll var det ekstremt tid- og ressurskrevende å finne nødvendig dokumentasjon. Det var vanskelig å ha kontroll på alle lovpålagte intervaller når de befant seg i permer på forskjellige lokasjoner. Når bygget Kalnes kom så skulle teknisk avdeling sentraliseres der. Dette gjorde at teknisk avdeling fikk mange forskjellige seksjoner som VVS, elektrisk ++. Systemet som fantes ble en utfordring for å få oversikt og kontroll og anskaffelse av et internkontrollsystem ble viktig. Fokus for nytt system for internkontroll ble at det måtte være brukervennlig, enkelt i bruk og oversiktlig samt at det måtte være et spisset verktøy for internkontroll.View ServiceBook vant anbudet. Hvordan var prosessen fra kontraktinngåelse og frem til der dere er i dag?
Svar: Når rammeavtalen ble satt så var det viktig for oss at vektingen var korrekt, at kvalitet, brukervennlighet og funksjonalitet fikk mest tyngde. Det var 5 aktører som kom til presentasjon og View Software kom vinnende ut av anbudsrunden. I oppstarten er det ikke mulig å ikke nevne Anette Norderhaug. Hun var ekstremt flink på oppfølging og satte i gang gode prosesser for oss. Dette sammen med at View Software hele tiden var tilgjengelige gjorde oppstarten så enkel som mulig for oss. Vi valgte å bruke mye tid for å bli ordentlig kjent med View ServiceBook og mange oppfølgingsmøter med View Software, nettopp for å sikre riktig bruk. Tiden investert har vi fått mye for igjen i dag.Kan du snakke litt om View ServiceBook og om dens brukervennlighet? Hvordan brukes dette i dag? Hvem er det som bruker systemet?
Svar: «Det er så enkelt det!» Brukerne får alle oppgaver presentert i et mobil- og brukervennlig grensesnitt. Her forholder de seg kun til sine tildelte oppgaver. Alle brukerne er veldig fornøyde og de har omfavnet systemet. Sjekklistene som vi bruker er laget gjennom en gruppe hvor man kommer frem til hva som er viktig å kontrollere med tanke på forskrifter.
Man dokumenterer hva som må til og hva som ligger i elektronisk kvalitetshåndbok for sykehuset. Når man har blitt enige om hvilke lister som skal brukes så legges disse inn i View ServiceBook. Man kan enkelt tilpasse sjekklisten mot det rommet som skal kontrolleres. Oppsett av forhåndsdefinerte fraser gjør det veldig enkelt og hurtig å finne feil/avvik på bestemte parametere. Oppdager man et stort avvik så finner man dette lett i systemet og det er effektivt å rette opp avviket.
Rune har valgt å gjøre det meste selv, nettopp for å ha mer oversikt og bedre kontroll. Han har investert i over tusen timer på kontroller i systemet. Han har lagt inn kontroll per strømtavle/underfordeling som gir full kontroll på historikken per tavle. Dette gjør det enklere å feilsøke avvik og gjøre riktig tiltak. De første brukerne var hele elektro-seksjonen da de ønsker å fordele interkontrollen på alle elektrikerne. Dette gjør at alle er kjent med eget hus som igjen sikrer at flere kan løse et problem og/eller avvik.
Alle ansatte har mulighet til å registrere en sak og de vil hele tiden holdes oppdatert på status. Dette er en meget god måte å kommunisere på da alle som er involvert får hele tiden oppdatert og korrekt informasjon. Når en ansatt skal lage en sak så går de inn på intranettet og klikker på en link til systemet. Gjennom logg inn på intranettet får de automatisk pålogging på systemet og de kommer rett inn på sin egen side. Her melder de inn saken som igjen havner på Driftssentralen. Driftssentralen fordeler sak og alle involverte får hele tiden status på saken.
Eksterne leverandører bruker også systemet hvor de følger opp serviceavtaler som innebærer at de utfører kontroller og avviksbehandling. Eksterne leverandører får brukertilgang som er tilpasset deres behov for å utøve kontrollen. Rune sier at de ved forrige kontroll fikk tid til å presentere hele systemet til DSB. De fikk meget positive tilbakemeldinger på kontrollen og oversikten de hadde på avvik og oppgaver.
Dere hadde fra før Lydia som et komplett FDV-system. Kan du forklare litt mer om hvordan disse eventuelt jobber sammen eller hvordan dere kunne bruke grunnlagsdata inn i View ServiceBook?
Svar: Ved oppstart så var det enkelt for View Software å hente ut all grunnlagsdata og bygge opp databasen basert på eksisterende data. Dette gjorde at jobben med å strukturer og bygge opp basen ble veldig effektiv. I Lydia så er det veldig god oversikt over hvor ting er i hver etasje og Rune bruker dette daglig sammen med SSB for å hele tiden vite hvor de forskjellige tiltakene finner sted.Kan du beskrive hvordan dere bruker systemet i dag og hvilke positive effekter dette har for alle ansatte? Kan du beskrive effektiviteten ved å bruke systemet, da gjerne i form tidsbesparelser, økonomiske besparelser med mer?
Svar: Oversikt og kontroll over hele anlegget er alfa og omega. Man avdekker mange feil før det går galt og det er betydelige tidsbesparelser ved å ta i bruk systemet. De som utfører alle sakene sparer mye tid ved at de har alle egne saker presentert i et meget brukervennlig grensesnitt med alle plattformer. Systemet er en langt mer effektiv kommunikasjonsform enn papir, excel, permer med mer. Ved å ha kontroll på alle saker som opprettes og at vi vet at alle brukere kan rette opp avviket så er det mye å spare. Dersom det er feil på en operasjonssal så kan dette fort koste 150.000-200.000 kroner i timen. Dersom en elektriker ikke kan eller kjenner til operasjonssalen så kan summene fort stige opp mot 600.000 kroner i timen.
Oversikt og kontroll over hele anlegget er alfa og omega. Man avdekker mange feil før det går galt og det er betydelige tidsbesparelser ved å ta i bruk systemet. Systemet er en langt mer effektiv kommunikasjonsform enn papir, excel, permer med mer.
Har du lignende utfordringer?
Fyll ut feltene så kontakter vi deg så raskt som mulig.
