View leverer prosjekt- og vedlikeholdsstyringssystemet View Maintenance til selskapet Scanmudring, som spesialiserer seg på kontrollert masseforflytning på havbunnen.

Scanmudring utfører spesielle operasjoner på havbunnen, med hovedvekt på fjerning eller flytting av masse nær undervannsinstallasjoner. Arbeidsoperasjonene gjennomføres offshore over hele verden. 

Utfordringer

Scanmudring legger vekt på kontinuerlig teknologisk utvikling og optimalisering av sine operasjoner. I tjenesteporteføljen inngår blant annet utleie av en del av deres avanserte utstyr, som de selv opererer og utfører vedlikehold på.

Teknisk leder, Sven Åge Leire, forklarer nærmere:

– Vi trengte et system som håndterer hele denne flyten. Arbeidsordre, bestilling av deler, lagerstyring, avvik, osv. Det er svært viktig å ha full kontroll på vedlikehold på utstyret, både på base og ute i felt. 

Derfor var det helt nødvendig for Scanmudring å ha et godt digitalt virksomhetssystem som samler alle disse arbeidsprosessene i én og samme løsning. Systemet de brukte tidligere, hadde for høy brukerterskel, og det ble vanskelig å komme i gang med det. 

– Ofte har vi mange innleide, avhengig av prosjektene vi har, fortsetter Leire. – Elektrikere, mekanikere, operatører, hydraulikk, osv. Det er viktig at de har tilgang, og at det er lett for dem å forstå og benytte funksjonaliteten. 

Av den grunn valgte Scanmudring i 2015 å se seg om etter et mer brukervennlig system enn det de brukte før.

Løsningen: vedlikeholdsstyringssystemet View Maintenance 

Scanmudring søkte på nettet etter et vedlikeholdsstyringssystem som raskt kunne komme opp på et visst nivå, og som i tillegg kunne tilby oppfølging og support på norsk. Dermed kom de over View.

– De hadde en demo-versjon, som vi lastet ned og testet, forteller Leire. – Hovedgrunnen til at valget falt på View, var at deres system enkelt lar seg integrere med regnskapsløsningen vi bruker (Visma), og i tilegg at vi fikk muligheten til å prøve ut løsningen i praksis, gjennom demoen. 

Slik bruker Scanmudring systemet

Når Scanmudring skal utføre et oppdrag, starter det hele med planlegging. Utstyret sjekkes og gjøres klart før det blir sendt ut (mobilisering). Så gjennomfører de prosjektet, demobiliserer og gjør vedlikehold. Alle stegene i denne syklusen har sine forhåndsdefinerte arbeidsordrer, som de bruker View Maintenance til.

Leire utdyper:

– Vi sender utstyret som et “spread”, det vil si at det består av flere store enheter. Et spread kan være undervannsgravemaskinen Scanmachine. Spreadet utgjør da selve gravemaskinen, overboarding chute, en vinsj og noen containere, og dette spreadet setter vi sammen i virkeligheten – og i View Maintenance.

– Når vi mobiliserer, er det viktig for oss å ha oversikten over hva har vi har av arbeid som må gjøres , hva som må pakkes , osv. sier Leire. – Rett og slett det å ha kontroll på utstyret i hele prosessen. 

Utstyrsrealisering

Det er ikke bare utsending av utstyr og vedlikehold Scanmudring bruker View Maintenenance til. De bruker løsningen også til å bygge nytt utstyr.

– Når vi planlegger et prosjekt, sitter vi med Microsoft Project og planlegger og danner oss et stort bilde. Deretter legger vi det hele inn i View Maintenance, på et mer detaljert plan.

Lagerstyring

View Maintenance har funksjonalitet for lagerstyring, slik at brukeren får full kontroll på reservedeler, antall på lager og fremtidige behov. 

Leire forklarer hvordan de bruker systemet til dette:

– Vi har definert en lagerstruktur, delt inn i områder og grupper og kritikalitet. Dette gir oss veldig god oversikt over hvor ting ligger, hvilken type komponenter det er, og hvor viktig den og den artikkelen er – bl.a. i forbindelse med innkjøp. Når vi kommer ut til et prosjekt, ønsker gjerne oppdragsgiveren å vite hva som er kritiske reservedeler. Da må vi kunne vise en liste der vi har de kritiske reservedelene.

Scanmudring løser dette ved å bruke en matrise til å definere hvor viktig (kritisk eller ikke kritisk) en komponent er, og så legges det inn i systemet.  

– Når vi skal sende ting ut av landet, så er det en del opplysninger som kreves, som vi legger inn i systemet. Bl.a. opprinnelsesland, tolltariffnummer, vekt, dimensjoner, etc. Kort sagt: Vi bruker hele systemet, absolutt alt! 

Kontinuerlig samarbeid om ny og bedre funksjonalitet

For View som teknologiutviklingsselskap har det vært viktig å ha et tett samarbeid med kundene, for å forstå deres behov og krav i hverdagen. View Maintenance springer ut av kundenes evne og vilje til å komme med kritiske synspunkter til eksisterende funksjonalitet, og dessuten kreative og gode forslag til ny funksjonalitet eller nye og bedre måter å utnytte vedlikeholdssystemet på.

I så måte er Scanmudring veldig proaktiv og bevisst:

– Noe av det vi flagger veldig til View, er å få ned antall klikk. Alt dreier seg om dette: Hvordan kan man få gjort ting enklest mulig? Hvor mye må man gjøre for å få utført en operasjon? Det skal være selvforklarende – og færrest mulig klikk! 

Leire legger til:

– View er veldig lydhøre for våre tilbakemeldinger.

Les også: View Maintenance – utviklet i samarbeid med kundene

Hvordan har View gitt Scanmudring bedre oversikt og kontroll?

Verktøyet View Maintenance skal gi industribedrifter bedre kontroll på alle vedlikeholdsoppgavene, og dermed bedre produktivitet.

Teknisk leder i Scanmudring, Sven Åge Leire, er tydelig på hvordan bruk av View Maintenance bidrar til dette for deres selskap:

– Vi får oversikt over det vi skal gjøre, slik at vi ikke glemmer noe. Og i tillegg får vi oversikt over det vi har gjort, historisk sett. 

Leire fortsetter:

– Hvis du ikke har et godt system, så baserer jo hele prosess- og vedlikeholdsstyringen seg på Excel-lister, og hukommelse. Da stopper det ubønnhørlig opp, for du har ikke kjangs til å huske alle disse tingene. 

Hvordan gjør systemet dem mer effektive i hverdagen?

 – Når man har alt i ett og samme system, slipper man veldig mye av det å måtte flytte fra ett system til et annet. Fordelen er at nå henger ting sammen, og vi har langt bedre kontroll. Vi slipper å kopiere og skrive om igjen, man kan lett finne ut hva som var opprinnelsen for en eller annen ting, og du kan følge det hele veien uten å måtte gå gjennom mange systemer. Vi sparer rett og slett veldig mye tid på det! 

Hva kreves for å ta i bruk et system som View Maintenance?

Det å innføre et nytt virksomhetssystem i en organisasjon kan by på utfordringer. Hvordan har denne prosessen vært for Scanmudring?

– Når du tar i bruk et slikt system i bedriften, så må du regne med at det tar litt tid, sier Leire. – Du greier ikke å tenke på alt når du begynner, heller. Etter hvert som behovene kommer, så begynner man å ta de ulike funksjonene i bruk. Skal du ha nytte av systemet, så må du ta deg tid, du må bruke det, og det krever litt. Det vil det gjøre for alle, uansett. 

Les mer: Slik innfører du et FDV-system i din organisasjon

Leire avslutter:

– Det er en kontinuerlig prosess, med behov som oppstår og videreutvikling av funksjonaliteten. En god systemleverandør skal være lydhør og behjelpelig i denne prosessen, og det har View så absolutt vært.